Als je eenmaal hebt geproefd aan een lege inbox, is het natuurlijk ook fijn als je inkomende mail zodanig kunt optimaliseren dat je alleen de noodzakelijke dingen in je inbox krijgt. Heb je wel eens gehoord van regels?

Een regel is in feite een ‘als-dan’ instelling: bijv. ‘als een e-mail over project X gaat, dan moet Outlook hem verplaatsen naar je werkmap project X’. Je hoeft dan die mail niet te bekijken op een moment dat je toch niet bezig bent met project X. Maar je kunt op deze manier ook regels instellen zodat alle mailings die je volgt in een aparte map komen, of dat je van bepaalde e-mails wél een melding wilt ontvangen, bijvoorbeeld omdat die met spoed behandeld moeten worden.

Voordelen

Maar wat heb je hier nu aan? Een groot voordeel van het instellen van deze regels is dat je minder ruis krijgt in je inbox. Mailings hoef je namelijk meestal niet te lezen op het moment dat ze binnenkomen, maar ze leiden je wel af als je e-mail gaat verwerken. Informatie die over een specifiek project gaat, hoef je pas te behandelen als je met dat project aan het werk bent. Dus op deze manier kun je de afleiding in je inbox beperken.

Een ander voorbeeld van regels is dat je zelf geen handelingen hoeft te verrichten om e-mails naar de juiste map te zetten. Dit scheelt je dus tijd! En dat willen we graag, want die tijd kun je besteden aan belangrijkere zaken dan het verplaatsen van e-mails. Het zorgt er ook voor dat je niet in de verleiding komt om tóch vast even te lezen of er iets interessants in die mail staat.

Hoe stel je deze regels in?

Ik zal het hieronder uitleggen voor Outlook gebruikers. Voor GoogleMail vind je hier de uitleg, en Apple gebruikers verwijs ik hierheen. Hier staan ook nog meer handige tips en voordelen van het instellen van regels. In Outlook zijn er meerdere routes, ik geef je er hier 2:

  • Voor het instellen van een aantal algemene regels, ga je naar Bestand en klik je op ‘Regels en waarschuwingen beheren’. In het pop-up venster klik je dan op ‘nieuwe regel’ waar je een aantal keuzes krijgt. Kies daarna aan welke voorwaarden de e-mail (of afzender) moet voldoen, en welke actie er wordt uitgevoerd. Je kunt hierop ook nog uitzonderingen geven in de volgende stap. Laat daarna deze regel toepassen op alle mails die nog in je postvak staan.
  • Als je direct vanuit je inbox een regel op een bericht wilt toepassen, kan dat ook. Wanneer je de mail hebt geselecteerd of geopend, is er ook een optie ‘regels’ en daar kun je snel een regel maken die voortaan wordt toegepast.

Welke voordelen behaal jij met het instellen van regels? Laat het me weten in de reacties of via de mail!

Meer tips om je mailbox leeg te krijgen? Download dan mijn e-book met gratis tips!

Vond je dit interessant? Deel met je netwerk!

By |2017-11-25T16:54:33+00:00maart 29th, 2017|